こんにちは、鈴木あきこです。
人材サービスや採用サポートなど、人事担当者と一緒に仕事をする中で感じた、採用現場での「本音のマナー」をご紹介していきたいと思います。
今回は、メールのマナーについて。
インターンシップや職場見学の連絡、OBOGとのやりとり、選考スケジュールの連絡、内定後の連絡…入社までの間にも、様々な場面で企業の担当者とメールのやりとりが発生します。プライベートのメールやメッセージと同じような感覚でビジネスメールを送ってしまうと、マナー違反になってしまうかもしれません。
基礎的なことですが、押さえておきたいポイントをお伝えします。
アドレスは、わかりやすく、確認しやすく！
自分からメールを送る時には特に問題はないかもしれませんが、就活の際は応募フォームに入力したり、履歴書に書いて提出したものを企業担当者が入力したりすることもあるメールアドレス。初期設定にあるような乱数っぽいものだと、どこかの過程で入力ミスが起こり、メールが不通になってしまうことがあります。
また、携帯電話のキャリアメールは、パソコンからのメールがフィルタリングされている、容量に限界がある、添付ファイルが確認できないなど、就活で使うには不便な場合もあります。
メールアドレスは、あなたと連絡を取りたい人に向けた窓口です。わかりやすく、こまめにチェックできるものを使うようにしましょう。今は無料で、スマホでもチェックできるフリーアドレスを取れるので、就活用アドレスを取得するのもいいと思います。
注意したいメールのタイトル「〇〇の件」
仕事内容にもよりますが、多くの社会人は1日に数十件のメールを受信します。それらのメールが並ぶメールボックスの中であなたのメールを確認してもらい、要件を伝えるために、タイトル付けは重要です。
ここで注意したいのは「〇〇の件」というタイトル。実は社会人でもこのようなタイトルを使う人はいるのですが、わかりにくいんです…
「資料送付の件」、「職場見学の件」、「一次面接の件」…資料送付が何？職場見学が何？一次面接が何？わかりませんよね。
「貴社資料送付のお願い」、「職場見学に関するご質問」、「一次面接日程調整のお願い」であれば、このメールを受けてどんな対応が必要なのか、なんとなく想像できます。
あなたがメールを送る相手は、様々な仕事を抱えていて、各々の事情を考慮して優先順位を決め、対応しています。たかがメールタイトル、かもしれませんが、されどメールタイトル。ぱっと見で概要を把握できるのって、相手にとってとても親切なんですよ。
あなたの情報を明記しよう
お互いにアドレス帳に登録し、日常的にやりとりする相手ならまだしも、そうでない相手であることが多いビジネスメール。冒頭で名乗ってくれないと、誰から来たメールなのかわからないことがあります。いきなり要件を述べるのではなく、自分が何者なのか述べるようにしましょう。
例えば、こんな感じです。
| A株式会社
採用御担当者様
はじめまして。私は、B大学C学部3年のDと申します。 （以下本文、省略）
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また、文末には署名を設定しましょう。
就職活動で使う場合は、次の内容が必須です。
①大学名、学部、学科
②氏名（フリガナやローマ字表記など、読み方も明記）
③メールアドレス
④住所（資料や必要書類を受取る先）
⑤電話番号（自分が出やすいもの）
履歴書や応募フォームなどでも書いているし、今更いる？と思うかもしれませんが、メールした相手が応募者情報にアクセスできるとは限りません。特に、営業や研究開発など他部署の人は、人事部が管理する応募者情報は見られないケースの方が多いはず。資料請求や訪問アポイントのお願いなどの場合は特に、しっかり連絡先を明記しましょう。
ビジネスメールは独特のマナー、ルールが多くて、抵抗感がある人もいるかもしれません。しかし、ベースにあるのは、メールを受取る人に対する気遣いです。ひとつひとつの言葉遣いも大切ですが、受け取った相手にとってわかりやすく、余計な手間をかけさせないということが一番大切です。
